보고서 작성과 리뷰

제안서와 보고서를 리뷰하다 보면,

많은 주니어 컨설턴트들이 흔히 범하는 과오가 있는데, 바로 리뷰를 하기 전에 슬라이드 작업을 한다는 것.

이는 특히 시니어 컨설턴트나 매니저 레벨에서 많이 발생한다. 

 

 

컨설팅이든 어떤 업무이든 회사라는 조직 내에서는 보고서를 작성하게 된다. 그 중에 주로 파워포인트로 많이 작성되는 컨설팅의 보고서 형태는 슬라이드(덱이라고도 부른다) 내에서 다양한 원칙들을 내포하고 있다. 

예를 들어, 제목들 간의 상관관계, 그리고 특정 메시지에 대한 인과 관계, 그를 뒷받침하는 근거. 

이에 대해서는 차후에 다시 한번 상세하게 설명을 하도록 하고, 오늘 하고 싶은 이야기는 리뷰에 관한 것이다. 컨설턴트 후배들에게 항상 하는 말이고, 또 이러한 글들을 통해 하고자 하는 것은 리뷰에 기본적인 원칙이 있다는 것이다. 

 

첫번째, 리뷰의 주기는 짧을 수록 좋다.

물론, 리뷰어가 바빠서 잘 못해 줄 수 있고, 너무 자주 리뷰해 달라고 하면 뭔가 스스로 생각해 내지 못한다는 이미지를 심어줄 수 있어 복잡 미묘할 수 있다. 그래도 1차 리서치 후 나온 내용들이 이러해서, 리서치 방향을 이렇게 잡아봤다라던지, 이 부분에서 대략적인 목차가 이렇게 나올 것 같다라던지 하는 것들을 수시로 공유하는 것으로, 즉, 리뷰어와 consensus 를 형성해 나가는 스텝이다.

 

 

둘째, 컨펌 후 슬라이드 작업을 시작해라라는 것.

맡은 부분에 대해 핵심 메시지와 대략적인 스토리라인을 생각 한 후, 이 부분에 대해 이런 식으로 정리해도 되는지를 확인받는 것이 중요하다. 슬라이드를 그리는 것에도 철학이라는 것이 있다. 그리고 물리적인 시간이 소요된다. 슬라이드를 만든 후 리뷰 하는 경우, 메시지 박스로, 이런 내용을 이런 프레임으로 표현할 것이다 정도의 내용으로 리뷰를 받는 것이 효율적이다. 

 

슬라이드 고생해서 그려 놓고 리뷰 후 다시 만들어야 되는 수준의 능력자라면, 더 더욱 이 부분이 중요하다. 

(자신 있으면 그렇게 해도 되지만)

핵심 메시지와 스토리를 만드는 과정도 컨펌의 대상이지만, 그것을 어떻게 표현해 내는가 역시 중요한 컨펌의 대상이다. 정말 좋은 내용을 어이 없는 인포그래픽으로 표현한다면, 그 것만큼 뜯어고치기 힘든 일이 없다. 그냥 새로 만드는 것이 나을 때가 많다.

 

 

셋째, 리뷰는 슬라이드로 하지 말고, 가급적 리서치 된 내용이 정리된 파일로 하는 것이 효율적이다. 

물론, 이 부분은 리뷰어의 성향이나 직급에 따라 달라질 수 있는 부분이다. 

 

슬라이드로 리뷰하는 경우, 거의 8~90% 정도 업무가 종료되었을 때는 반드시 필요하다. 전체적인 맥락을 최종 컨펌하는 관점에서 말이다. 하지만, 그런 경우가 아니라면 개인적으로는 리서치와 분석이 정리된 파일로 리뷰하는 것이 더 효율적이라고 본다. 

 

이유는 그렇게 리뷰하는 경우는 같은 내용을 바라보고, SC와 매니저가 해석하고 반영한 perspective 와 상급자인 리뷰어가 해석하는 perspective 가 다른 경우가 많기 때문이다. (물론, 이 부분도 SC와 매니저의 실력이 출중하다면, 그래서 리뷰어와의 신뢰도가 쌓이게 된다면 점점 필요 없어지는 스텝이기도 하다.)

 

 

또한, 정리된 내용에 대해 reference와 fact 확인이 바로바로 이루어 질 수 있기 때문이다. 

다시 한번 말하지만, 이렇게 하는 것이 SC/매니저를 못 믿어서가 아니다. 일반적으로 리뷰어는 전체적인 맥락을 더 잘 이해하고, 이슈를 바라보는 관점이 더 상위에 포지셔닝하고 있거나, 고객과 더 밀접하게 커뮤니케이션 하고 있는 경우가 많기에, 바라보는 view/perspective가 다를 수 있기 때문이다. 

이 부분은 상급자가 더더욱 insight를 제공할 수 있어야 하는 것과 같은 맥락이다.